График закупок

Общие положения

График закупок — это календарный план, который определяет конкретные даты размещения заказов, поставок и оплат по каждой позиции закупок, обеспечивая своевременное поступление ресурсов и синхронизацию с производственной программой и денежным потоком.

Что такое график закупок простыми словами

График закупок — это ответ на вопрос: «Когда именно мы закупаем каждый ресурс?». Если план закупок говорит, что нужно купить 1 700 м² древесины, то график закупок говорит, что первую партию нужно заказать 1-го числа, вторую — 10-го, третью — 20-го. С указанием дат поставки и оплаты.

Пример: Мебельная фабрика планирует произвести 900 столов в месяц. Нужно 1 700 м² древесины. График закупок:

• 1-е число — заказ 600 м², поставка 10-го, оплата 15-го.

• 10-е число — заказ 600 м², поставка 20-го, оплата 25-го.

• 20-е число — заказ 500 м², поставка 30-го, оплата 5-го следующего месяца.

Важно: график закупок — это не то же самое, что план закупок. План закупок определяет, что и сколько купить. График закупок определяет, когда именно это сделать.

Из чего состоит график закупок

График закупок включает несколько ключевых элементов.

1. Позиции закупок

Перечень всех ресурсов, которые необходимо закупить, с указанием номенклатуры и объёмов.

2. Даты размещения заказов

Конкретные даты, когда заказы отправляются поставщикам. Учитывают сроки производства, сроки доставки и потребность в ресурсах.

3. Даты поставок

Ожидаемые даты поступления ресурсов на склад. Определяются с учётом сроков доставки от поставщика.

4. Даты оплат

Даты перечисления денег поставщикам. Учитывают условия оплаты (предоплата, отсрочка, оплата по факту).

5. Ответственные лица

Сотрудники, отвечающие за размещение заказов, приёмку и оплату.

6. Статус закупок

Текущее состояние каждой позиции: запланировано, заказано, в пути, получено, оплачено.

Как составить график закупок

1. Определите потребность в ресурсах

На основе производственной программы рассчитайте, сколько и каких ресурсов нужно.

2. Учтите остатки на складе

Проверьте текущие запасы. Определите, сколько нужно докупить.

3. Определите сроки поставки

Уточните у поставщиков сроки производства и доставки. Учтите время на оформление документов.

4. Рассчитайте даты размещения заказов

Дата заказа = Дата потребности − Срок поставки − Страховой буфер

Пример:

• Дата потребности: 15-е число.

• Срок поставки: 10 дней.

• Страховой буфер: 3 дня.

• Дата заказа = 15 − 10 − 3 = 2-е число.

5. Синхронизируйте с денежным потоком

Учтите даты оплат и поступления денег от продаж, чтобы избежать кассовых разрывов.

6. Составьте календарный план

Сведите все данные в таблицу с разбивкой по дням, неделям или месяцам.

7. Утвердите и контролируйте

Согласуйте график с руководством и контролируйте его выполнение.

Пример графика закупок

График закупок и денежный поток

График закупок напрямую влияет на денежный поток компании.

1. Синхронизация с поступлениями

• Закупки должны быть синхронизированы с поступлениями от продаж.

• Если закупки опережают поступления, возникает кассовый разрыв.

2. Учёт отсрочек

• Если поставщик даёт отсрочку 30 дней, оплата происходит позже.

• Это снижает нагрузку на денежный поток в текущем периоде.

3. Планирование кассовых разрывов

• График закупок позволяет заранее увидеть периоды нехватки денег.

• Можно заранее привлечь кредит или овердрафт.

Пример:

• Закупки в месяц: 1 700 000 руб.

• Отсрочка платежа: 30 дней.

• Поступления от продаж: через 45 дней.

• Кассовый разрыв: 15 дней. Нужен резерв или кредит.

График закупок и юнит-экономика

График закупок влияет на юнит-экономику через:

• Себестоимость — своевременные закупки по лучшим ценам снижают себестоимость.

• Оборачиваемость — точный график снижает избыточные запасы.

• Денежный поток — график определяет отток денег.

• Точку безубыточности — оптимизация сроков закупок снижает точку безубыточности.

• Прибыль — эффективный график закупок увеличивает прибыль.

Как оптимизировать график закупок

1. Синхронизация с производством

• Закупки должны поступать точно к моменту начала производства.

• Внедрение Just-in-Time.

2. Оптимизация сроков поставки

• Выбор поставщиков с короткими сроками.

• Использование экспресс-доставки для критичных позиций.

3. Управление запасами

• Снижение страховых запасов.

• Нормирование запасов.

• ABC-анализ.

4. Синхронизация с денежным потоком

• Учёт отсрочек платежей.

• Планирование кассовых разрывов.

• Привлечение финансирования при необходимости.

5. Автоматизация

• Внедрение систем управления закупками.

• Автоматические уведомления о точке заказа.

• Интеграция с бухгалтерией и складом.

Типичные ошибки при составлении графика закупок

• Отсутствие графика — закупки хаотичны, ресурсы поступают не вовремя.

• Неучёт сроков поставки — заказы размещаются слишком поздно.

• Игнорирование денежного потока — закупки не синхронизированы с поступлениями.

• Отсутствие страхового буфера — задержки поставок останавливают производство.

• Слишком большой страховой запас — избыточные запасы замораживают деньги.

• Отсутствие контроля — график не соблюдается, статусы не обновляются.

График закупок в PlanTap

В PlanTap график закупок является одним из ключевых элементов операционной и финансовой модели. Вы задаёте производственную программу, нормы расхода, остатки, сроки поставки и условия оплаты, и система автоматически формирует график закупок с указанием дат заказов, поставок и оплат. PlanTap рассчитывает потребность в оборотном капитале, денежный поток, кассовые разрывы, себестоимость, маржинальность и точку безубыточности. Вы можете моделировать сценарии: как изменится график при изменении сроков поставки или условий оплаты, как повлияет сдвиг закупок на денежный поток, и где находится оптимальный баланс между запасами и бесперебойностью. Это помогает управлять закупками осознанно и принимать решения на основе данных.